Werkgroepen

Wat doet OVB.

Personeel en organisatie

Eindverantwoordelijken van de werkgroep mogen zelf hun team samenstellen. Het is de kunst om voldoende mensen en de juiste personen om je heen te verzamelen. Hierdoor wordt de last per persoon minder. Verdeel de taken wel goed zodat duidelijk is wie wat doet. Je kunt ook informatie opvragen bij de eindverantwoordelijke van ‘Personeel en Organisatie’. Wellicht heeft deze persoon nog tips.

Reclame

Bij alle reclame-uitingen zowel op papier als digitaal dient gebruik gemaakt te worden van de bestaande huisstijl van de OVB. Hiervoor kun je direct contact opnemen met de verantwoordelijke van de promotie afdeling. Let er wel op dat het ontwerpen van reclame en het reclame maken geld kost. Neem dit mee in de budgettering van de activiteiten.

Financiën

Elke werkgroep krijgt een budget toe bedeeld. Dit budget kun je vrij gebruiken voor je activiteiten. Het budgetbedrag is inclusief B.T.W.. De werkgroep is zelf verantwoordelijk voor het verdelen van de gelden in de werkgroep. Daar hoeft geen verantwoording vooraf voor gedaan te worden. Achteraf natuurlijk wel. Wanneer er extra budget nodig is dien je contact op te nemen met de eindverantwoordelijke van de financiën. Hij of zij mag dan aangeven of er nog ruimte is, of dat dit pas na overleg met het bestuur gedaan wordt.

Na afloop van het “project” wordt het budget en realisatie geëvalueerd door degene die verantwoordelijk is voor de werkgroepen en teruggekoppeld aan de verantwoordelijke voor financiën.

Free Riders

Dit zijn ‘niet leden’ die meedoen met een evenement wat door de OVB georganiseerd wordt.

Als we daar niets mee zouden doen varen deze ‘niet leden’ wel mee met de voordelen maar doen geen financiële bijdrage. Deze situatie is niet gewenst. Als dit lijkt te gebeuren moet er contact opgenomen worden met de eindverantwoordelijke voor de financiën. Samen met diegene wordt dan een werkbaar model bedacht hoe deze ‘niet leden’ een financiële bijdrage gaan leveren wat past bij het evenement.

Verzekeren ja of nee?

Bij het organiseren van welke activiteit dan ook is het verplicht te onderzoeken of er nog zaken extra verzekerd dienen te worden. Doe dit in overleg met de eindverantwoordelijke van de afdeling ‘Verzekeringen’.

Werken in een werkgroep

De activiteiten van de werkgroepen vallen onder de verantwoording van divisie 4. Houd de eindverantwoordelijke op de hoogte van wat je gaat doen. Voor eventuele vragen, adviezen of problematieken moet je de persoon raadplegen of op de hoogte brengen.

Kwaliteit

Na elke activiteit wordt er een kwaliteitsmeting gedaan middels een enquête, die via de mail verstuurd wordt. De inhoud van deze enquête wordt samengesteld met de eindverantwoordelijke van ‘De Kwaliteits Controle’. Als werkgroep heb je waarschijnlijk zelf ook nog aspecten die je onderzocht wilt hebben. Deze kunnen zodoende meegenomen worden in het onderzoek.

Expansie

Waarschijnlijk ben je trots op hetgeen er georganiseerd is of wordt. Wil je dat dit van de daken geschreeuwd wordt, neem dan contact op met de verantwoordelijke van ‘Expansie’. Wellicht dat er hulp geboden kan worden.